Kinh nghiệm sắp xếp - lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán Thuế

Kế toán Thuế doanh nghiệp thường xuyên làm việc với các con số và tài liệu dày chất hàng đống liệu bạn có chắc chắn không bị sai sót khi làm việc và nếu trường hợp bạn muốn đối chiếu tài liệu cũ phải tìm như thế nào phải chăng lại phải bới đống tài liệu ra tìm , việc này mất rất nhiều thời gian có khi là không tìm thấy hoặc có thấy nhưng không còn dung được nữa . Vấn đề sắp xếp tài liệu sao cho đúng luôn làm nhân viên kế toán đau đầu và rất ngại phải đi tìm tài liệu cũ…..v…v…

Do vậy ,công ty kế toán HÀ Nội xin giới thiệu với toàn thể nhân viên kế toán các sắp xếp tài liệu hợp lý hiệu quả phù hợp nhiều với mọi mô hình doanh nghiệpm . Ngoài ra , khi có liên kết với KẾ TOÁN HÀ NỘI doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ 100% về kế toán và thuế  .Đặc biệt chúng tôi sẽ hỗ trợ đào tạo kế toán cho công ty bạn cả giám đốc và nhân viên kế toán.  Thành công của doanh nghiệp là sự phát triển của chúng tôi !

 

sap-xep-tai-lieu-ke-toan-ha-noi

 Công tác sắp xếp lưu trữ hồ sơ kế toán thuế

 

1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc.

- Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.

- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo

Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.

Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.

Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,...

Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.

- Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

2.Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý

- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

 

HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THUẾ

Nội dung

Công việc cụ thể

Hệ thống lưu trữ
hợp đồng 

Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán

Tập hợp và phân loại theo từng dư án, từng nội dung công việc vào từng folder lưu trữ có dán tên DA ở gáy

Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên  thì phòng kế toán sẽ giữ một bộ gốc, các bộ gốc còn lại có thể lưu tại phòng hành chính hoặc bộ phận khác theo yêu cầu

Các hợp đồng nếu chỉ có môt bản gốc thì bản gốc sẽ lưu tai phòng kế toán, các bộ phận khác có thể yêu cầu lưu các bản được photo ra từ bản gốc

Các bộ phân khác sẽ không được mượn bản gốc hợp đồng của phòng kế toán mang ra ngoài, trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt của cấp có thẩm quyền và ký xác nhận lúc mượn

Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ bao gốm các tài liệu sau:
- Tờ trình, kế hoạch (nếu cho riêng hơp đồng này thì là bản gốc, nếu cho tổng thể nhiều hợp đồng thì là bản photo)
- Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá....
- Hợp đồng gốc
- Các phụ lục ký thêm
- Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán
- Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý
- Các chứng từ nộp thuế (nếu có)
- Các hoá đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo
- Bảng tính lãi vay thanh toán nếu vay cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay NH
- Các biên bản thoả thuân khác nếu có
- Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan

Hệ thống lưu trữ hoá đơn, chứng từ


 - Lưu từng loại phiếu và các hoá đơn chứng từ kèm theo như sau:

 - Các phiếu thu tiền của khách hàng phải được lưu cùng hợp đồng hoặc hóa đơn GTGT

Các phiếu chi, UNC lưu cùng:
- Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc.
- Nếu khoản chi từng lần của một kế hoạch tổng thể đã được duyệt thì cũng phải kèm theo bản photo của kế hoạch đó mỗi lần chi và có ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể.
- Nếu chi thẳng chi phí hoặc tài sản thì có các hoá đơn chứng từ gốc kèm theo, hoặc nếu trả công nợ thì bản photo.
- Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận có chức năng
- Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo
- Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay

Các phiếu kế toán lưu cùng:
- Đề nghị thanh toán tạm ứng đã được phê duyệt
- Hoá đơn chứng từ bản gốc kèm theo
- Các bảng phân bổ, trích khấu hao của từng tháng về doanh thu, chi phí trả trước, khấu hao tài sản
- Các quyết định của Giám đốc và đề nghị của phòng kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ, hạch toán chi phí các khoản nợ không đòi được....
- Các bảng biểu phân bổ tiền lương, chi phí cho các bộ phận

Các phiếu nhập kho lưu cùng:
- Hoá đơn mua vào
- Biên bản giao hàng
- Hợp đồng mua
- Đề nghị mua hàng

Các phiếu xuất kho lưu cùng:
- Đề nghị xuất kho có phê duyệt
- Dự toán nguyên vật liệu đã được phê duyệt tổng thể photo
- Biên bản giao nhận hàng hoá

Hệ thống tài liệu kế toán

Hồ sơ tiền và các khoản tương đương tiền: Mở một folder chia các file ra lưu các tài liệu như sau:
- Các biên bản đối chiếu, kiểm kê quỹ
- Các biên bản xác nhận số dư ngân hàng
- Các tờ khai mở tài khoản ở các ngân hàng
- Các hợp đồng gửi tiết kiệm và thanh lý hợp đồng gửi tiết kiệm từng lần
- Các quyết định liên quan đến việc xử lý hao hut quỹ tiền mặt

Hồ sơ thuế:
- Tạo folder lưu tờ khai thuế cho từng năm
- Chia các file bằng các ngăn chia file lưu theo từng loại thuế
- Một file lưu các văn bản liên quan cơ quan thuế

Hồ sơ lương:
- Tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng năm
- Dùng các chia file để lưu các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có liên quan đến lương năm đó
- Mỗi file lương mỗi tháng lưu gồm: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo, các bản ký nhân lương bằng tiền mặt của người lao động

Hồ sơ tài sản công ty:  Lưu theo một folder và chia ra các file để lưu từng tài sản riêng từng file bao gồm các chứng từ sau:
- Tờ trình, kế hoạch phê duyệt mua
- Các quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu
- Hợp đồng mua tài sản
- Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán
- Biên bản bàn giao mua bán,  biên bản bàn giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách
- Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao do Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt
- Mã tài sản theo sổ sách kế toán
- Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ
- Thẻ theo dõi tài sản cố định
-  Bộ hồ sơ thanh lý tài sản:  Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo
- Quyêt định luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác
- Các tài liệu khác có liên quan.

Hồ sơ công nợ: Lưu theo một folder và chia ra các file như sau:
- Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm
- Các biên bản thoả thuân đối trừ công nợ
- Các quyết định xử lý công nợ
- Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ 

Hồ sơ pháp lý: Lưu theo một folder và chia ra các file như sau:
- Các biên bản họp, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị liên quan đến tài chính
- Đăng ký KD có công chứng của từng lần thay đổi
- Các Uỷ quyền có liên quan đến Tài chính - Kế toán
- Các đăng ký KD của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng nếu có
- Các quy chế, điều lệ của công ty
- Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần

CHÚC BẠN THÀNH CÔNG !

TRANG CHỦ

Doanh nghiệp bạn còn thiếu sót về kế toán hoặc thuế hãy liên hệ với công ty chúng để được tư vấn giúp đỡ nhanh nhất :

Mr.Tú 0962043398 - Phòng đào tạo kế toán Hà Nội

 

CÔNG TY KẾ TOÁN HÀ NỘI

banner

 


mang-xa-hoi-facebook mang xa hoi twitter

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn

Không có tin nào